Kies het juiste Document Management Systeem met deze 5 vragen

Het is gelukt, je hebt knoop doorgehakt en hebt besloten dat je gebruik wilt gaan maken van een Document Management Systeem! Waarschijnlijk zijn er verschillende processen die je wilt optimaliseren en een DMS kan hierbij van grote dienst zijn. Er zijn echter veel verschillende systemen, dus hoe weet je welk systeem het beste bij jouw organisatie past? En welke leverancier het meest geschikt is? Aan de hand van deze 5 vragen maken wij de zoektocht naar een passend DMS makkelijker. 

(1) In welke sector is jouw organisatie actief?

Wellicht vraag je je af wat de sector te maken heeft met de keuze van een DMS. In principe maakt het niet heel veel uit, maar het kan wel een plus zijn als de leverancier bekend is met  jouw sector. Dit kan helpen om jouw bedrijfsprocessen beter te begrijpen dan wanneer je nog geen ervaring hebt met de sector.. Een leverancier die bekend is met jouw sector kan je van goede adviezen voorzien waar het aankomt op de selectie van een document management systeem.

(2) Wie gaan er gebruik maken van het DMS?

Een andere belangrijke vraag om te stellen bij het bepalen van een DMS is wie er allemaal gebruik van gaan maken. Gaat het hele bedrijf er gebruik van maken, of slechts 1 of 2 werknemers? Deze factoren tellen mee bij de duur van de implementatie. Bij een groot bedrijf dat nog nooit met een DMS heeft gewerkt, kan de implementatie meer tijd in beslag nemen dan bij een kleiner bedrijf waar minder mensen gebruik gaan maken van het systeem. 

(3) Waar wordt het DMS het meeste voor gebruikt? 

Wellicht de meest belangrijke vraag om jezelf te stellen is waar het Document Management Systeem voor gebruikt gaat worden. Wil jij bijvoorbeeld de workflow processen verbeteren, of wil jij juist meer de focus leggen op de beveiliging van jouw interne documenten? Zorg ervoor dat je je wensen en behoeften goed in kaart brengt, zodat je een systeem kiest dat hier goed op aansluit.

 

(4) Met welke andere systemen moet het DMS kunnen samenwerken?

Een DMS maakt vaak onderdeel uit van een groter ICT landschap.  Organisaties maken meestal ook gebruik van een financieel pakket, een ERP pakket, een CRM systeem etc. Het kan belangrijk zijn dat deze systemen goed kunnen samenwerken met het gekozen Document Management Systeem. Bijvoorbeeld zodat je gegevens automatisch van het ene systeem naar het andere wordt uitgewisseld en je je gegevens niet dubbel hoeft in te voeren. Een belangrijk aandachtspunt om op te letten tijdens het maken van jouw keuze.

(5) Wat verwacht ik van de leverancier?

Je hebt na verschillende opties te hebben overwogen de keuze gemaakt voor een DMS. Hoe gaat het nu verder? Bij het maken van een keuze is het goed om de rol van de leverancier af te stemmen. Worden er bijvoorbeeld trainingen aangeboden om medewerkers kennis te laten maken met het Document Management Systeem? Kan je bij problemen bellen met een servicelijn of helpdesk? Vooral als je voor het eerst met een DMS  gaat werken is het handig als je een goede relatie hebt met de leverancier voor eventuele hulp bij problemen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *